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Gracias a la innovación tecnológica apostillar documento en Colombia se está convirtiendo en una tarea sencilla de realizar. Sin embargo, requiere de una serie de pasos concretos para lograr la correcta legalización de sus documentos, especialmente cuando son de carácter público. La página web de la cancillería de Colombia realiza una serie de recomendaciones acorde a agilizar su trámite y los pagos de los documentos. Sin embargo, hemos resumido las principales funciones y pasos para facilitarle el proceso.
¿Cuándo es necesario la apostilla de un documento?
La apostilla de documentos significa certificar la autenticidad del mismo cuando estos requieran firmas de funcionarios públicos. Un documento público es aquel que cuenta con una certificación legal firmada o sellada por un ente público o privado.
El registro civil de nacimiento es un documento público que se requiere apostillar cuando se trasladan permanentemente niños a otro país. El título universitario es un documento legal privado que también requiere apostillarlo para que tenga validez en el país que se requiera. Ambos ejemplos son usados para entender que no siempre se apostilla documentos que son públicos, sino todos aquellos que deban tener un carácter legal y veraz.
Incluso, la propia cancillería de Colombia responde a la pregunta ¿Cuándo se requiere una apostilla de un documento en Colombia? Cuando su documento debe surtir plenos efectos legales en un país que hace parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de La Haya de 1961. La Cancillería ha preparado un PDF explicando los términos de la convención, el cual puedes consultar aquí.
En conclusión, es necesario la apostilla de un documento cuando necesite que el mismo tenga efectos legales en otro país.
¿Qué es la legalización de documentos en Colombia?
Es un proceso en el cual se debe certificar la autenticidad de la firma de los funcionarios públicos o agentes diplomáticos en ejercicio de sus funciones y la calidad en que hayan actuado, la cual deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Por lo tanto, se recomienda realizar el trámite para apostillar documento en Colombia únicamente por las fuentes oficiales dadas por el Ministerio y Cancillería.
Cabe aclarar que intentar falsificar un documento público incurrirá en prisión de entre 4 y 9 años. Adicionalmente, será vetado del país del exterior de donde será inmediatamente reportado. Recuerde que la falsedad de documentos públicos también puede ser castigada en el país extranjero.
El Ministerio de Relaciones Exteriores advierte adicionalmente a los colombianos e interesados que no interviene de manera alguna en la traducción de los documentos y tampoco en la tarifa de las mismas. Por lo tanto, se debe cumplir lo mencionado en la Resolución 1959 del 3 de agosto de 2020. Esta resolución la puedes consultar aquí.
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¿Debo viajar a Bogotá, Colombia para apostillar un documento?
No. Gracias a las mejoras de las herramientas tecnológicas no necesitará viajar a Bogotá, ni a los consulados o cualquier oficina presencial. Por lo tanto, lo puedes hacer de manera virtual en cualquier día y hora del año. Adicionalmente, los pagos requeridos los puedes realizar desde cualquier parte del mundo de manera virtual. Por lo tanto, solo queda cumplir con los requisitos para apostillar documento en Colombia.
Paso a paso para apostillar documento en Colombia en línea
A continuación, los pasos para el trámite de documento digitalizados.
Paso #1 Cumplir con todos los requisitos válidos para la apostilla. Los documentos a digitalizar deben contener toda la información legal que permita su correcta lectura. No se admiten documentos dañados, tachados o con sospecha de ediciones. Esto recaerá en falsedad en documento público.
Así mismo, la firma del funcionario autorizado debe estar correctamente visible y manuscrita. Adicionalmente, el firmante debe encontrarse en la base de datos del Ministerio. De no estarlo, su documento no adquiere validez y será rechazado.
A raíz de la gran cantidad de documentos que pueden ser digitalizados y apostillados, te dejamos el siguiente enlace donde encontrarás los requisitos para apostillar documento en Colombia.
Paso #2 Escanee correctamente sus documentos. Los mismos deben estar en formato PDF y separados individualmente por archivo. Es decir, si requiere apostillar sus notas universitarias y su licencia de conducir, ambos deben ser trámites completamente distintos y estar en archivos separados.
De igual manera, no se admitirán archivos que superen los 11 megabytes de peso.
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Inicie su trámite en línea para la digitalización de documentos para apostilla
Paso #3 Debe ingresar al siguiente enlace (asegúrese que se encuentre en la página de la cancillería) para apostillar documento en Colombia.
Paso 3.1 Observe la imagen a continuación o ingrese al enlace anterior. Encontrará al iniciar dos opciones. Documentos digitalizados son aquellos con firma original que fueron escaneados por un dispositivo electrónico. Los documentos electrónicos con firma digital son todos aquellos recibidos por correo electrónico o descargados desde alguna plataforma.
Paso 3.2 Desde aquí, solo debe seguir las instrucciones acordes al documento que desea digitalizar. El sistema le mostrará en detalle que debe realizar o cómo debe cargar adecuadamente el documento. Por ejemplo, observe la siguiente imagen donde intentaré digitalizar un documento del ICFES.
Una vez seleccionado el sistema me advertirá de cual documento me será válido y adicionalmente algunas recomendaciones a tener en cuenta antes de seguir el procedimiento.
Paso #4 Completar los datos personales, datos de documento y validar el documento. Es importante aportar un correo electrónico privado y seguro. Recuerde que la respuesta legal de su trámite será enviada vía correo electrónico. En los datos del documento debe señalar el país de destino donde usará el documento legal. En la parte de validar documentos, simplemente es revisar si el documento quedó correctamente digitalizado. Recuerda guardar el número de solicitud.
Paso #5 Pagar el documento. Existen varias opciones de pago las cuales serán realizadas en línea. Posteriormente, deberá esperar entre 1 y 3 días respuesta del documento digitalizado. Para el 2022 los costos corresponden a $31.000 para la apostilla y $21.000 para la legalización, la cancillería advierte que no habrá lugar a corrección o devolución.
Finalmente, terminaste el trámite para apostillar documento en Colombia. La cancillería tiene en el siguiente enlace una serie de respuestas a las preguntas frecuentes.
