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Libros de contabilidad

Libros de contabilidad

Los libros de contabilidad son la base de la información financiera de una actividad comercial. Ya seas independiente como persona natural o persona jurídica micro, pequeña, mediana o gran empresa se deben llevar los respectivos libros de contabilidad. En cualquier carrera de contabilidad o emprendimiento te enseñan a usarlos, sin embargo, a lo largo de este artículo explicaremos sus principales usos.

Sin embargo, los viejos libros contables han quedado en el pasado. Bibliotecas enteras de documentos que registraban la actividad de la empresa han sido reemplazadas con softwares complejos y útiles. Desde luego, la funcionalidad es la misma a la del papel, incluso, para aquellos que desean llevar un registro físico (por seguridad), se pueden imprimir directamente desde el software contable.

¿Qué son los libros de contabilidad?

Los libros contables son documentos financieros acorde a los movimientos de entrada y salida de una determinada actividad. Cada vez que se realiza un movimiento financiero tangible e intangible, debe quedar registrado en los respectivos ítems, que, a su vez, deben ir acompañados de notas. Estos ítems son conocidos como cuentas contables.

En Colombia, no es obligatorio llevar libros contables en su totalidad y solo se recomienda llevar aquellos que el comerciante considere necesarios. Por lo general, sólo se definen dos tipos de libros contables llamados libros de contabilidad principales y libros de contabilidad auxiliares.

Libros de contabilidad principales

Son aquellos que permiten el control financiero y administrativo de la empresa. Registran las actividades de manera diaria, mensual, trimestral y semestral. Así mismo, ayudan a la entrega de informes a la junta directiva y/o accionistas cuando se requiera. Cabe destacar, que son los utilizados para la presentación de declaraciones de renta, impuestos y derivados financieros obligados a declarar frente a la DIAN.

Libro diario

También llamado libro de cuentas, se registran las actividades económicas que se realizan durante el día. En ocasiones, es considerado como el libro menor de mayor importancia, ya que refleja en detalle cada movimiento financiero. En algunos países incluso este libro se debe llevar de manera obligatoria.

En el libro diario se registran las compras, ventas y los flujos de caja del día a día. Por lo general, se revisarán sus totales cuando el libro mayor así lo requiera.

Libro mayor y balance

Diferente al anterior, este registra las actividades realizadas de manera mensual, trimestral o semestral. No se recomienda utilizarlo para cierres contables. Las cuentas principales en este libro a marcar son Debe y Haber. Por lo tanto, requiere del libro diario para recopilar el total a relacionar.

A diferencia del anterior, este libro evalúa en detalle la evolución de las cuentas en cuanto a su saldo disponible. Por lo general, este libro es revisado por los accionistas de una empresa para corroborar los saldos financieros disponibles.

Libros de inventarios y balances

Tal como su nombre lo indica, son libros que registran los inventarios y balances de la actividad comercial. Por lo general, se alimenta del libro diario para conocer el estado actual del inventario, mientras que usa datos del libro mayor para comparar sus balances.

En este libro se registran todos los activos corrientes, activos no corrientes, pasivos corrientes y pasivos no corrientes, para conocer el patrimonio neto de la actividad comercial. Desde luego, al obtener datos de ingresos, costos y gastos también se pueden calcular la utilidad operativa. No se recomienda relacionar gastos de impuestos.

Libros de actas y accionistas

Llevados juntos o separados, sirven para un control administrativo de tu actividad comercial. En ellos se registran las principales reuniones financieras, toma de decisiones y cambios importantes en la actividad. En negocios con personería natural, no son necesarios debido a que las decisiones son unilaterales.

Por lo general, estos libros son alimentados con los datos presentados en los libros de inventarios y balances.

libros de contabilidad

Libros de contabilidad auxiliares

Libros de bancos

Son aquellos usados para registrar los ingresos y egresos de las cuentas de bancos. Por lo general, también registran los pagos a créditos y solicitudes de los mismos. No obstante, su importancia radica en un control interno, ya que los extractos financieros cumplen la misma función. En ocasiones se registran las cuentas por pagar en este mismo libro, aunque esto no es recomendable.

Libros de clientes o cartera

Son aquellos que registran las cuentas por cobrar y cuentas por pagar de los clientes de la actividad comercial. Sirven de base para calcular la rotación de cartera y precisar los días de cobro de cartera en la empresa.

Libros de caja

Similar al libro mayor, registra el saldo final de la caja comparándolo con el saldo inicial del día. De este modo, se lleva un control especialmente en actividades comerciales que realizan cobros en efectivo.

¿Estoy obligado a llevar libros de contabilidad?

Los libros de contabilidad no se deben llevar por obligación, sino para conocer la realidad financiera de su actividad comercial. Gracias a las nuevas tecnologías, esto se registra fácilmente en software que al final del día cruza datos de inventarios, caja final e inicial; por lo que el supervisor o encargado validará el saldo en efectivo, cheque y cuentas de la misma.

En Colombia, la DIAN soportándose en el artículo 1.6.1.17.3 del decreto 1625 de 2016, puede exigir de manera oportuna los libros de contabilidad. Si es exigido de manera presencial el usuario tendrá cinco (5) días hábiles para presentarlos. Si la solicitud es vía correo electrónico, tendrá un plazo de ocho (8) días para hacerlo. Este proceso es conocido como exhibición de libros de contabilidad.

libros de contabilidad codigo de comercio
Detalles del articulo 28 del código de comercio. Actualizado Junio 2022.

Te recomendamos leer sobre los tramites y servicios obligados a llevar contabilidad en la pagina de la DIAN.

Ahora bien, no todos los libros contables deben ser llevados obligatoriamente. Por lo general, la ley exige a través del artículo 28 del código de comercio en el inciso 7 “Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios” en el inciso 10 “Los demás actos y documentos cuyo registro mercantil ordene la ley”. Por lo cual, deja gran ambigüedad entre los libros que deben ser llevados de manera obligatoria.

El código de comercio esta disponible en el siguiente enlace.

Finalmente, los libros de contabilidad han pasado a segundo plano gracias a los balances financieros y estados de resultados. Las empresas, están obligadas a llevar libros contables a través de software, pero si eres un pequeño negocio, será una herramienta clave en tus actividades. Te invitamos a conocer más sobre trámites tributarios en nuestra sección especial.

Escrito por jucebo

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