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¿Cómo generar la Nomina electrónica DIAN en 2022?

Nomina electronica DIAN

Desde el 2021 la nomina electronica DIAN es una realidad en las empresas micro, pequeñas, medianas o grandes de Colombia. Este documento busca obtener un soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta. Aunque no es distinta a los clásicos comprobantes de nómina, esta forma electrónica se enlaza directamente con la DIAN.

Aunque la nómina electrónica DIAN ya es una obligación por ley, son varios los sectores comerciales que han expuesto dificultades en implementar este tipo de tecnologías. Por lo tanto, explicaremos brevemente cómo generar los documentos necesarios para la nomina electronica DIAN.

¿Qué y cuál es el objetivo de la nómina electrónica?

Es un documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, en el cual se reflejan los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA, de los empleados que posea una empresa.

Por lo general, son los valores devengados (descuentos) realizados al trabajador, para soportar fiscalmente cada uno de esos costos y deducciones que se realizarán en la declaración de renta.

La nomina electronica deberá ser generada de manera mensual al empleado, mientras que el empleador tendrá los primeros 10 días del mes, acorde al calendario, para reportarla ante la DIAN. El documento, debe contar con todos los valores deducibles del salario, así como los respectivos adicionales a los que haya lugar.

En la actualidad, la nómina de marzo, abril y mayo de 2022 debió ser presentada en los primeros 10 días hábiles de junio de 2022.

¿Quiénes están obligados a generar el documento soporte de pago de nómina electrónica? Todos aquellos que a partir de 1 empleado con el que tengan vinculación laboral, realicen sus respectivos pagos reglamentarios.

Por lo tanto, el objetivo general del pago de nómina electrónica será la de soportar todos los costos y deducciones que sirvan como comprobantes fiscales.

¿Qué información debe contener la nómina electrónica DIAN?

Para todas las empresas es de obligatorio cumplimiento desde diciembre de 2021 presentar la misma. Sin embargo, una de las preguntas frecuentes es sobre ¿Qué información debe tener la nomina electrónica? Por lo cual, resumimos los datos a contener. A continuación, un ejemplo:

Nomina electronica DIAN
Ejemplo Nomina electrónica DIAN

Requisito #1. El título del documento debe ser “documento soporte de pago de nómina electrónica”.

Requisito #2. Debe contener todos los datos de razón social, dirección incluido municipio y departamento, NIT, contacto y correo electrónico. De este modo, se asegura de contar con todos los detalles de identificación de la empresa.

Requisito #3. Debe contener todos los datos del empleado. Su nombre completo, identificación, contacto, ubicación y cargo. No obstante, la DIAN advierte que estos documentos acordes a la ley de protección de datos, solo permanecerán 5 años en custodia electrónica.

Requisito #4. Consecutivo de pago interno. Cada empresa debe implementar un número consecutivo de pago interno que permita identificar correctamente los pagos de nómina realizados.

Requisito #5. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE). Este es generado por algoritmo SHA-384 instalado previamente para generar los certificados.

Requisito #6. Datos de pago. Debe contener los ingresos recibidos por el empleado, las deducciones a las que tenga lugar y, por último, el total devengado. En caso de licencias, libranzas u otras deducciones, las mismas deben ser anotadas en el documento.

Recuerda que, si tu empresa genera pagos semanales o quincenales, deben acumular esta información para realizar un único documento soporte de pago de nómina electrónica mensual.

Aunque la DIAN ha ofrecido la nómina electrónica gratuita, también puedes consultar con una empresa de desarrollo de software para crear un sistema estándar, estable y que te permita cumplir con este requisito.

Anexo Técnico del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica DIAN versión 1.0

En el siguiente documento la DIAN ha creado una serie de pasos para realizar la Transmisión del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica. Por lo general, el sistema te guiará paso a paso para el cargue de los soportes.

Se recomienda seguir cada uno de los detalles expuestos en el documento. Así mismo, no realizar variaciones en la programación debido a que pueda causar errores de datos.

¿Cómo ingresar a la DIAN para nomina electrónica gratis?

Paso #1 Debes ingresar a la página oficial DIAN, dirigirte hasta la parte inferior en la sección “Factura electrónica”, pero seleccionar la opción “Habilitación”.

habilitacion nomina electronica DIAN

Paso #2. Debes completar los datos de ingreso acorde a si eres persona, empresa o administrador. En este caso, usaremos persona.

acceso nomina electronica

Paso #3. Te enviará una ruta de acceso a tu correo electrónico, el cual debes ingresar para usar la plataforma. Es importante tener acceso total a tu cuenta electrónica. Posteriormente, solo daremos acceder.

Paso #4. En la parte izquierda de la pantalla buscaras la opción “Registros y habilitación”. Posteriormente, nómina electrónica.

nomina electronica acceso

Paso #5. Completa toda la información del SET de pruebas. Recuerda que, por cada empleado, debes subir una nómina electrónica. Si tienes 20 empleados, serán 20 nominas.

Para mayor información, te recomendamos ver este video para el procedimiento para adoptar al software gratuito de nómina electrónica DIAN.

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Escrito por jucebo

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