Desde el 2021 se ha vuelto común que te soliciten tus datos de contacto para enviarte tu recibo de pago electrónico. Desde luego, la duda ha surgido preguntándose ¿Qué es factura electrónica? Y ¿Cómo ha cambiado esto la forma en que realizo mis compras o pagos? Por supuesto, esta nueva metodología está basada en una respectiva ley.
Aunque parezca una nueva tecnología, realmente el concepto legal surgió en el artículo 37 de la ley 223 de 1995, pero para entonces, el uso de tecnologías era muy limitado y fue hasta el decreto 1929 de 2007 donde nuevamente se retomó el concepto de factura electrónica.
¿Qué es la factura electrónica en Colombia?
Sin embargo, la DIAN solo implementaría esta nueva tecnología en el decreto 2242 de 2015. Desde entonces, han sido varias las prórrogas, capacitaciones, implementaciones e innovaciones que ha tenido la factura electrónica, hasta principios de 2020 que con la llegada de la pandemia motivo su uso absoluto.
La DIAN define a la factura electrónica como “la evolución de la factura tradicional, para efectos legales tiene la misma validez que el papel, sin embargo, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente”. Para entender un poco más sobre que es factura electrónica en Colombia, debido a que otros países también la usan, definamos algunas de sus ventajas y desventajas propias en el territorio colombiano.
Ventajas de la factura electrónica
- Permite la legalidad inmediata en la facturación de venta de bienes, servicios u otro elemento que genere recursos a su empresa.
- Se expide a través de software que permiten llevar un mayor control de las ventas de las micro, pequeñas, medianas o grandes empresas.
- El cliente y/o comprador, conservará electrónicamente su factura por tiempo indeterminado. Siendo así una forma fácil, segura y rápida de gestionar las compras.
- Requiere firma electrónica, lo que la convierte en un documento inmediatamente legal e intransferible.
Desventajas de la factura electrónica
- El acceso a las tecnologías de información ha limitado el uso de la facturación electrónica en varias regiones de Colombia.
- Aunque ha mejorado sus precios, en la actualidad algunos servicios para instalar facturación electrónica son poco económicos.
- Los softwares son intuitivos y la creación de facturas electrónicas en el mismo no se diferencian de la factura tradicional, sin embargo, requiere adaptación al cambio e innovación en el negocio tradicional colombiano.
¿Cómo facturar electrónicamente?
No podemos definir ¿Que es factura electronica? Sin mencionar su adecuado uso. Por esto, la DIAN ha mencionado tres formas de realizar la factura electrónica.
Forma #1 A través de un software propio o de autoría legal de la empresa
En ocasiones, medianas y grandes empresas cuentan con softwares robustos que permiten el correcto funcionamiento interno de sus servicios. Por lo tanto, implementar otro sistema puede retrasar los procesos administrativos.
Es por ello que la DIAN ha ofrecido todo el anexo técnico de facturación electrónica. El cual, puedes consultar en el siguiente enlace. Cabe advertirles a las micros y pequeñas empresas que también pueden adaptarse a estos anexos, pero requerirán al igual que las grandes empresas un apoyo tecnológico y desarrollo de software para su implementación.
Aunque los anexos cuentan hasta con ejemplos detallados de las facturas, recuerde que debe contar con un software contable o ERP, que le permita implementar facturación electrónica.
Forma #2 Con empresas dedicadas a la facturación electrónica
La DIAN ha habilitado un total de 96 proveedores de tecnología para la facturación. El listado lo puedes consultar aquí. Probablemente, encuentres algunos adicionales conforme la DIAN autorice a otras empresas a prestar sus servicios.
Desde luego, la DIAN no puede recomendarte directamente cuál de los proveedores usar. Por lo tanto, te aconsejamos comunicarte con aquellos más cercanos y que ofrezcan mejores servicios acordes a tus necesidades.
Cabe resaltar, que empresas que no se encuentren en este listado, no estarán autorizadas para generar facturas electrónicas, por lo cual, puedes cometer sin saberlo fraude en documentos de carácter público.
Forma #3 Con la facturación electrónica gratuita de la DIAN
La DIAN ha puesto a disposición un servicio gratuito, que no tiene límite de emisión, ni recepción de los documentos electrónicos. Toda la información sobre la Facturación gratuita DIAN, la puedes consultar en el siguiente enlace.
¿Desde cuándo debo facturar electrónicamente?
Una vez resuelta nuestra duda sobre ¿Que es factura electronica? Probablemente te preguntas si ¿Debo o no debo facturar electrónicamente?
La DIAN ha explicado algunos ítems esenciales para aquellos que deben obligatoriamente facturar electrónicamente. Para empezar, si tu negocio cuenta con personería jurídica estarás obligado a hacerlo.
Si eres persona natural, solo lo realizan aquellos cuyos ingresos superen los 3500 UVT. En la actualidad, esta cifra superará los $130,000,000 COP. Ahora, si tus ingresos son inferiores a este valor, solo deberás facturar electrónicamente si tienes dos (2) o más establecimientos, si perteneces a una franquicia, si eres aduanero o con consignaciones superiores a 3500 UVT.
Finalmente, la DIAN ha puesto a su disposición este modulo informativo sobre ¿Que es factura electronica? donde puedes ampliar la información. Aunque, puedes consultar nuestra guía de tramites tributarios para aprender sobre la facturación electrónica.
